Tasavertainen osallistuminen

Kylpylähotellin asiakasmäärät ovat laskeneet ja taloudellinen tilanne on huonontunut. Kylpylähotellin hallituksen puheenjohtajana toimiva kaupungin elinkeinopäällikkö järjestää kehittämistyöpajan, johon  kutsutaan eri osapuolet. Kylpylähotellin puolelta osallistuvat kylpylän johtaja ja hotellinjohtaja sekä talouspäällikkö. Kaupungin puolelta mukana ovat elinkeinojohtaja ja elinkeinopäällikkö. Kylpylähotellin markkinointia ja myyntiä hoitavan Markkinointiyrityksen puolelta on toimitusjohtaja. Lisäksi paikalla on hallituksen puheenjohtajan assistenttina toimiva johtamisen maisteriopiskelija, jonka roolina on tuoda tilanteeseen nuorten näkemystä, sillä nuoret eivät vielä juurikaan käytä Kylpylähotellin palveluita. Kaupungin Matkailu- ja kongressitoimiston edustajaa ei kuitenkaan ole muistettu kutsua.

Työpajan osallistujat

Kylpylähotellin hallituksen puheenjohtaja tietää, että osallistujilla on erilaisia näkemyksiä siitä, miten toimintaa pitäisi kehittää. Hän myös tiedostaa, että näkemyserot ovat kulminoituneet osapuolten väliseksi syyttelyksi. Puheenjohtaja keskustelee eri toimijoiden kanssa henkilökohtaisesti houkut
ellen näitä osallistumaan työpajaan. Hän vetoaa siihen, että ulkopuolinen konsultti pystyy ohjaamaan tilannetta niin, että ketään ei syyllistetä. Sen sijaan tavoitteena on etsiä ratkaisuja siihen, miten asioita lähdetään edistämään yhdessä toimien. 

Ahjo-valmennusohjelman järjestäjätiimi muodostettiin MikkeliES ry:n hallitukselle, yhteisön aktiiveille ja muille kiinnostuneille tarkoitetun Facebook-ryhmän kautta. Yhdistyksen entinen puheenjohtaja Susanna julkaisi ryhmässä viestin ”Hei kaikki! Onkos meillä tämän vuoden Ahjon ensimmäinen tapaaminen tällä viikolla?” Yhteisön puheenjohtaja Matti tarttui tähän viestiin, kuten myös muutama muu aktiivinen jäsen, ja loi Facebookissa tapahtuman, jonka kautta hän kutsui yhteisön jäseniä ensimmäiseen tapaamiseen. Kutsu meni myös osalle edellisen vuoden ohjelmaan osallistuneille valmennettaville. Ensimmäiseen tapaamiseen tulikin paikalle kaksi edellisen vuoden ”asiakasta” ja he tulivat osaksi järjestäjätiimiä. Toinen heistä valittiin suunnittelutiimin vetäjäksi. Heille muodostui siis entisen asiakkaan ja suunnittelutiimin jäsenen limittäinen rooli. Facebook-ryhmään jaettiin, ketkä ovat mukana järjestäjätiimissä ja kutsuttiin vielä kerran kaikkia halukkaita mukaan ohjelman järjestämiseen.

Helsinki Think Company (ThinkCo) on Helsingin yliopiston ja Helsingin kaupungin yhteinen yrittäjyyden edistämistila. Ensimmäinen ThinkCo perustettiin yhteiskuntatieteilijöiden ja humanistien kansoittamalle keskustakampukselle. Kun ThinkCo laajentui kampukselta toiselle, oli tärkeää selvittää keitä käyttäjät uudella luonnontieteisiin nojaavalla kampuksella voisivat olla ja mitä he tilalta odottavat. Ennen tilan avautumista järjestettiin kaksi työpajaa, joihin kutsuttiin kampuksen toimijoita laajasti. Työpajoista ilmoitettiin ThinkCo:n verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa sekä yliopiston kampuksilla. Tämän lisäksi lähetettiin suoria sähköpostikutsuja eri sidosryhmien edustajille.

Kohdenna työpajat

Ensimmäinen työpaja kohdennettiin erityisesti opiskelijoille, tutkijoille sekä muille yrittäjyydestä kiinnostuneille. Toinen työpaja taas kohdennettiin muille sidosryhmille, sijoittajille ja yritystoiminnan kehittäjille. Kaikki osallistujat olivat työpajatyöskentelyssä tasavertaisessa asemassa. Työpajoja fasilitoimaan hankittiin ulkopuolinen, yliopiston tunteva yritys. Tapahtumia ja toimintatapoja ideoitiin työpajoissa vapaasti, ilman valmista kehystä. Esimerkiksi tapahtumasisältöjä ei oltu suunniteltu ennalta, vaan osallistujat ideoivat niitä itse.

Pelin kehittämisen alkuvaiheessa ja erityisesti ideointivaiheessa hyödynnetään erilaisia työpajoja ja -menetelmiä, joihin kootaan toimijoita eri tahoilta. Matkailupelin kehittämisessä kehitysyhtiö törmäytti mm. pelinkehittäjät, matkailuyritykset. Alueen lomakylä oli aktiivisesti mukana, lisäksi jo tarjouskilpailuvaiheessa oli selvää, että pelinkehittämiseen tarvitaan graafista sisällöntuottamista ja markkinointia, ja tässä vaiheessa mukaan tuli mainostoimista. Peliyritys ja mainostoimisto valmistelivat yhteistyössä tulevan pelikonseptin luonnoksen, ja keskinäisen työnjaon se toteuttamiseksi. Joukkotyöpajojen tavoitteena oli hyödyntää osallistujien ideoita ja hakea sitä kautta potentiaalisia toteutettavia tuotteita (pelillistämisen kohteita). Työpajoissa tasavertaista osallistumista fasilitoidaan erilaisin ryhmätyömenetelmin (joukkoistaminen ja aivoriihi).

Pelinkehittämisen osapuolet tapasivat vähintään noin kuukauden välein, ja lisäksi kommunikoitiin tarvittaessa useamminkin. Toimijat kuuluvat samaan verkostoon, ja epämuodollisia tapaamisia syntyy luontevasti myös sitä kautta. Tapaamisissa käytiin läpi sen hetken tilanne ja tulevaisuus.