Tila ja ohjaus

Lähdettäessä yhteiskehittämään keskeinen kysymys on, löytyykö organisaatiosta henkilöä, jolla on aikaa, intoa ja osaamista ohjata yhteistä tekemistä, vai kutsutaanko mukaan ulkopuolinen ohjaaja, kuten Covis Partners tässä tapauksessa. Kokemusten mukaan olennaista yhteistyön onnistumiselle on osallistujien voimaannuttaminen. Yhdessä tekemisen kokemus on tärkeää! Osallistumisen kautta voidaan tunnistaa myös omia piileviä resursseja, joiden olemassaoloa ei ole osattu ajatella. Ulkopuolelta tulevan ohjaajan käytön hyöty voi näkyä juuri tässä, sillä hän saattaa paremmin pystyä tunnistamaan piileviäkin resursseja ja ohjaamaan keskustelua yhdessä tekemisen toimintatavan sisäistämiseen. Resurssit muodostavat usein haasteen kehittämiselle, mutta, mutta tässä konsultit ovat olleet mukana konkretiassa. Koska kehittäminen ei ole pelkästä halusta kiinni, resursointia on myös jatkossa mietittävä. Johdon tuki on tässä lähtökohtana erittäin tärkeää. Projekti kuntaorganisaatiossa ollut hyvin intensiivinen, noin yksi vuosi, ja siinä on lähdetty liikkeelle pienestä ja konkreettisesta, jolloin on ollut helpompi siirtyä isompiin haasteisiin.

Erilaisten tilojen merkitys

Tärkeää löytää kohderyhmälle sopiva ajankohta ja tila tapaamisille. Tila työskentelyyn tulee valita kohderyhmän mukaan (esim. omaishoitajille ja hoidettaville helppo tulla paikalle, tuttu tila). Esimerkiksi työikäisten ja pienten lasten vanhempia ei ehkä saa liikkeelle tapaamiseen kunnantalolle, vaan kannattaa valita heille luonnollisempi tapaamispaikka, esimerkiksi koulu/päiväkoti ja yhdistää johonkin tapahtumaan. Sosiaalinen media toimii lisävälineenä ja auttaa esim. tiedottamisessa ja osallistamisessa ja tässä mukaan saatiin aktiivisia kuntalaisia. 

Tilan vaihtaminen

Ensimmäiset työpajat pidettiin yrityksen VIP-tilassa, joka on iso ja tummasävyinen edustuskäyttöön tarkoitettu tila. Alussa iso tila tuntui kerrallaan nelisen tuntia kestäviin työpajoihin sopivalta. Tilaan pystyi pöytiä ja tuoleja siirtelemällä muokkaamaan neljä pienempää ryhmätyöpistettä mukavan väljästi. Lisäksi tilassa oli runsaasti seinätilaa useiden fläppipapereiden kiinnittämiseen. Kuitenkin jo parin kerran jälkeen konsultti alkoi huomata, että tila ei ollut paras mahdollinen pitämään yllä osallistujien energiatasoa useamman tunnin ajan. Tila oli ikkunaton ja lämpötila liian alhainen suhteellisen paikallaan tapahtuvaan työskentelyyn. Kun muutaman tapaamisen jälkeen siirryimme työskentelemään hieman pienemmässä valoisammassa kahvihuoneessa, havaitsimme osallistujien ja konsultin energiatason pysyvän paremmin yllä.

Osaamisen johtamisen yrityksen sähköisen markkinoinnin kehittämiseen kehittyvä työpaja alkaa yhteisten pelisääntöjen sopimisella siihen, miten ryhmässä kannattaa työskennellä.  Ohjaaja aloittaa: ”Minulla on yksi ehdoton pelisääntö. Ei kritiikkiä. Koetetaan pysyä positiivisina ja avoimina ajatuksille”. Hän heittää pallon seuraavalle ja näin jatketaan, kunnes säännöt päivälle ovat valmiit. Pallo jatkaa kulkuaan ryhmässä myös, kun päästään varsinaisen aiheen pariin. Näin kaikilla on vuoro ja mahdollisuus tuoda esiin näkemyksiä, mutta ilman pakkoa, sillä pallon voi myös laittaa eteenpäin! Onnistuneeksi työpajan tekee tasapuolisen osallistumisen lisäksi ohjaajan kyky vetää yhteen esille tulleita ideoita ja näkemyksiä ja ohjata keskustelua kohti konkretiaa. Yhden työpajan aikana ei toki saada kaikkea valmiiksi, mutta saadaan määriteltyä osallistujille kototehtäviä ja päätettyä, mitä tehdään heti! 

Yrityksen tilat olivat haasteellisia. Käyttämämme kokoustila oli väritykseltään täysin musta, mikä vaikutti osallistujiin uuvuttavasti. Tila oli myös kylmä. Toinen, isompi tila oli varastohalli. Se oli valoisa mutta myös kaikuisa ja kolkko. Toisaalta nämä tilat olivat työpajojen osallistujille tuttuja, joten he tunsivat olonsa kotoisaksi. Viihtyisyyttä yritettiin luoda myös tarjoamalla kahvia ja pientä naposteltavaa työpajojen ajan. Jokaiselle kolmen tunnin työpajalle tehtiin ohjeellinen aikataulu. Käytetyt menetelmät muuttuivat prosessin aikana osallistujien toiveiden mukaan osallistavampaan suuntaan.