Tekemällä eteneminen

Kehitystyössä on mukana pieni ja tiivis ryhmä, joka kokoontuu tarpeen mukaan ja jonka tukena ohjausryhmä toimii. Työpajoissa on määritetty konkreettiset tarpeet, kun mukana oli myös itse kuntalaisia/palveluiden käyttäjiä ja sen jälkeen tiiviillä porukalla lähdettiin tekemään ja osallistamaan muita mukaan sekä hankkimaan kumppaneita. Viestintä on tärkeässä roolissa eri sidosryhmien osallistamisen kannalta, jotta voidaan pitää heidät ajan tasalla. Kokemusten kautta on tunnistettu, että jaetun ymmärryksen muodostuminen vie aikaa ja elää prosessin aikana. Kehitettyjä palveluita on lähdetty tarjoamaan ja kokeilemaan ja katsottu miten toimivat. 

Lapsiparkki esimerkkinä kokeilusta

Lapsiperheiden varhaisen tuen kehittämiseksi nousi kuntalaiskeskusteluissa ensi metreillä esiin toive lasten lyhytaikaisesta hoitopaikasta ja yhteiskehittämisen työpajojen kautta ideointi eteni monipolvisesti eri tasoilla ja lapsiparkille rakentui malli, joka oli enää ”toteutusta vailla”. Toiminnan käynnistämiseksi mukaan kutsuttiin kuntalaisia, kolmannen sektorin toimijoita ja muita yhteistyötahoja ja valtavan arvokkaaksi osoittautui kunnan vastuuhenkilön paikallistuntemus. 

Innostus ja halu edistää lasten hyvinvointia ei vielä riitä, kun siirrytään konkreettiseen toimintaan, vaan on pohdittava resursseja: tilat ja niiden vuokrat, välineet ja materiaalit, työpanokset, henkilöstökustannukset ja vakuutukset, lasten perustarpeet ja niiden tyydyttäminen parkkitoiminnassa. Vastuu- ja turvallisuuskysymyksiin ratkaisut löytyivät ensisijassa kunnan toimesta. Kokeilu käynnistyi kumppanuusperiaatteella ja yhteistyötahot kokivat osallistuvansa parkkitoimintaan juuri siinä ympäristössä, johon heidän taustayhteisönsä tavoitteet ja toiminta tähtäävät ja työssä, jonka he osaavat.

Omiin toimintatapoihin herääminen

Ahjo-valmennusohjelman suunnittelutapaamisessa oli kulunut tunti keskustelun rönsyillessä ja PowerPoint-esityksen jatkuessa ja jatkuessa. Järjestäjätiimin koolle kutsunut Susanna laittoi esille dian, jossa luki ”Eikö meidänkin pitäisi toimia kuin startup?” Ennen kuin Susanna kommentoi diaa, sanoi tiimin jäsen Timo, että ”erittäin hyvä kysymys. Ajattelin juuri, että me toimimme silleen ”älä tee niin kuin minä teen vain miten minä sanon.” Ja me todellakin työskentelemme nyt niin.” Yksinkertainen kysymys sai tiimin huomaamaan, että he toistavat vanhoja toimintatapoja. Tiimi alkoikin kokeilla samaa ketterää lean startup -menetelmää, jota valmennusohjelma opettaa asiakkailleen. 

Ideoista toiminnaksi

Helsinki Think Company (ThinkCo) on Helsingin yliopiston ja Helsingin kaupungin yhteinen yrittäjyyden edistämistila, joka aktivoi yliopistolaisia yrittäjämäiseen toimintaan. Kun ThinkCo:n toimintaa ideoitiin työpajassa, osallistujia pyydettiin vastaamaan kysymykseen ”Mitä minä voisin järjestää ThinkCo:lla?”. Vaikka keskustelu oli ennen kysymystä ollut energistä ja tuottanut paljon ideoita, synnytti kysymys täydellisen hiljaisuuden. Siirtyminen lennokkaasta ideoinnista sitoutuneeseen tekemiseen oli selvästi haastava. 

Jaa vastuut heti

Vaikeassa tilanteessa työpajan fasilitaattori puuttui peliin ja pyysi osallistujia kirjaamaan ajatuksensa itsenäisesti post-it lapuille sen sijaan että ne olisi lausuttu ääneen kaikkien kuullen. Esimerkiksi ”järjestän yritysvierailun” kirjattiin lapuille. Ideoista keskusteltiin lyhyesti yhdessä, jonka jälkeen fasilitaattorit kokosivat niiden perusteella pienryhmiä. Ryhmissä fasilitaattorit sopivat ensimmäisistä tapahtumista, joiden järjestämisestä vastasivat tapahtuman osallistujat itse. Konkreettisista seuraavista askelista oli tärkeää sopia heti, kun innostus yhdessä tekemiseen oli korkealla.

Pelinkehittäminen on uutta luovaa ja tarkkaa toteutussuunnitelmaa ei koskaan voida tehdä etukäteen. Siitä tuotetaan kuitenkin konsepti, jota lähdetään toteuttamaan ja testaamaan vaihe vaiheelta. Se on iterativiista ja pienten ideoiden ja osien jatkuvaa kokeilua ja testaamista. Tekemällä eteneminen pelin kehittämisessä tarkoittaa sitä, että tehdään pieniä kokeiluita ja nopeita testauksia – hylätään se mikä ei toimi, ja jatketaan siihen suuntaan mikä toimii.  Toisin sanoen, siinä pyritään tietoisesti tarkastelemaan onnistumisia ja rakentamaan ratkaisut sen pohjalle mikä toimii hyvin. Ratkaisukeskeisyyden yhtenä periaatteena on, että mietitään mitä on pitänyt tapahtua, että asiat toimivat ja nähdään, että on onnistuttu. 

Peliyrityksen sisäinen yhteistyö ja tekemisen kulttuuri perustuu löyhästi ketterään ohjelmistokehitykseen (scrum) ja siitä johdettuihin ja muokattuihin toimintatapoihin. Ketterä kehittäminen on käytännössä tekemällä/kokeilemalla etenemistä. Scrum-malli on tässä kuitenkin vain taustalla, sillä pelinkehittäjät ovat kehittäneet ja jatkuvasti kehittävät toimintatapojaan omiin tarkoituksiin sopiviksi.

Ketterän tekemällä etenemisen toimintatavan keskeinen mahdollistaja on läpinäkyvyys.  Läpinäkyvyyttä eli menetelmät, jotka tekevät työn etenemisen (tehdyn työn) näkyväksi kaikille, ovat ensiarvoisen tärkeitä. Yritys toteuttaa läpinäkyvyyttä sisäisessä yhteiskehittämisessä tällä hetkellä trello –sovelluksen avulla.  Trello (www.trello.com) on ilmainen ”tehtävien organisointi” työkalu, jonka voi jakaa esim. ryhmän kesken.